XAC har nylig utviklet en løsning for effektivisering av fakturahåndtering for en av våre kunder ved bruk av innkjøpsordre. Løsningen har gjort at kontering skjer automatisk, kostnadene blir ført på riktig prosjekt hver måned og faktura blir godkjent automatisk dersom den matcher med innkjøpsordren. Kunden slipper nå å føre periodiske fakturaer manuelt hver måned og det er kun avvik som krever manuell postering. Systemet kontrollerer at fakturabeløp er riktig og sørger for at faktura blir betalt ved forfall. Den nye prosessen frigjør tid kunden har brukt på manuelt rutinearbeid. Innkjøpsordreprosessen bidrar til økt effektivisering og automatisering, som igjen fører til sparte kostnader for bedriften.
Viktige funksjoner ved bruk av innkjøpsordre i SAP:
Hvorfor bruke innkjøpsordre?
En innkjøpsordre fungerer som en avtale mellom din bedrift og en leverandør om hvilken pris og hvilke tjenester som skal leveres. Faktura skal da matche spesifikasjonene på innkjøpsordren og på den måten kan innkjøpsavdelingen i din bedrift skaffe seg en oversikt over forventede kostnader, samt kontrollere at prisen på faktura er riktig. Når fakturaer kan kobles mot en innkjøpsordre blir det lettere å holde kontroll på hva bedriften bruker av penger. Det blir også enklere å spore fakturaer tilbake til innkjøp.
Hvordan virker prosessen?
Innkjøpsavdelingen oppretter en innkjøpsordre for en tjeneste det er inngått avtale med en leverandør om å utføre. Pris, leveringsdato og andre kjøpsbetingelser blir avklart med leverandøren. Når innkjøpsordren er opprettet i SAP blir den godkjent i henhold til godkjennelsesprosessen til din bedrift. Innkjøpsordren blir sendt til leverandør og leverandøren sender faktura for tjenesten som videre matcher med innkjøpsordren. Dersom kjøpsbetingelsene på faktura matcher med kjøpsbetingelsene på innkjøpsordre, blir faktura automatisk godkjent og postert. Dersom kjøpsbetingelsene ikke matcher, vil faktura gå til manuell godkjennelse.
Skreddersydd løsning for din bedrift
Ingen bedrifter er like og vi jobber tett med kundene våre for å tilpasse prosesser etter ønske og behov. Prosessene blir skreddersydd for å øke brukervennligheten. Ta kontakt om du ønsker mer informasjon om implementering av innkjøpsordre-/fakturamottaksprosess i SAP.
Publisert: 4. februar 2021
© 2023 - Alle rettigheter reservert
Design og utvikling av Fikse Design